Dokumentenmanagementsystem

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Das EHQS|plus Dokumentenmanagementsystem ist ein eigenständiges, integriertes Modul zur Erfassung und Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente.

Dokumente können zentral eingecheckt werden und stehen in sämtlichen Bereichen der Software zur Verknüpfung zur Verfügung. Damit wird eine Mehrfachverwendung bzw. Verteilung von Dokumenten möglich. 

Beispiel 1: Zuordnung eines Sicherheitsdatenblattes zu einem Gefahrstoff im Modul Gefahrstoffdatenbank.

Beispiel 2: Zuordnung von Bedienungsanleitungen und Wartungsplänen zu einem Arbeitsmittel im Modul Inventar.

Der Check-In Prozess kann optional durch Berücksichtigung von Workflows unterstützt werden. Weitere Details finden Sie in dieser Broschüre im Abschnitt Workflows auf der folgenden Seite. Eine Anbindung an vorhandene DMS-Systeme ist ebenfalls möglich. Bei der Synchronisation von Daten mit führenden Systemen können auch externe Dokumente berücksichtigt werden (siehe auch EHQS|importer im Menü Importmodule).

Die Leistungsmerkmale im Überblick

  • Zentrales DMS-Modul zum Einchecken von Dokumenten;optionale Berücksichtigung von Workflows
  • Möglichkeit der Zuordnung von beliebig vielen Dokumenten in sämtlichen Modulen und auf sämtlichen Ebenen der Software
  • Überwachungsfunktion zur Dokumentenvalidierung mittels Gültigkeitsdatum
  • Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen (Metadaten) zu jedem Dokument
    • Autor, Datum, Titel, Beschreibung, Kategorie, ID, Revisionsnummer, Gültigkeitsdatum
  • Verknüpfung eines Dokuments mit übergeordneten Dokumenten
  • Verknüpfung eines Dokuments mit untergeordneten Dokumenten
  • Beliebige Formate: Office-Dokumente, Bilder, Filme, z.B.: Sicherheitsdatenblätter Betriebsanweisungen Brandschutzpläne Rettungspläne Explosionsschutzdokumente, etc.
  • Zugriff auf mehrere Versionen eines Dokuments
  • Historisierung von Dokumenten